第一章 总则
第一条 制定目的
为规范温州第二中学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案与证章管理，保障档案完整安全、证章合规使用，维护基金会合法权益，依据《温州第二中学教育发展基金会章程》（以下简称“章程”）及国家相关法律法规，制定本规定。
第二条 适用范围
本规定适用于基金会所有档案（含文书、财务、项目、人事等类档案）及证章（含基金会法人登记证书、印章、荣誉证书等）的收集、整理、保管、使用、销毁等全流程管理。
第三条 管理原则
1. 档案管理原则：遵循“统一管理、分类归档、安全保密、便于查阅”原则，确保档案真实、完整、有效。
2. 证章管理原则：遵循“专人保管、审批使用、全程登记、权责明确”原则，杜绝违规用章、遗失证章等情况。
第二章 档案管理
第四条 档案分类
基金会档案分为以下类别，各类档案需单独建立台账：
- 文书档案：包括章程、理事会决议、会议纪要、管理制度、与主管单位/捐赠人往来文件等；
- 财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、资金拨付记录、捐赠收据存根等；
- 项目档案：包括项目立项申请表、实施方案、资助申请材料、评审记录、资金使用凭证、验收报告、总结报告等；
- 人事档案：包括工作人员聘用合同、工资福利记录、志愿者报名资料及服务档案等；
- 其他档案：包括基金会法人登记证书、印章备案材料、荣誉证书复印件、宣传资料等。
第五条 档案收集与归档
1. 各岗位人员需在业务完成后10个工作日内，将相关文件资料整理后提交秘书处档案管理员；捐赠协议、资金拨付凭证等关键资料，需同步提交原件归档。
2. 档案管理员对接收资料进行审核，确认内容完整、格式规范后，按“年度-类别-项目”分类编号，填写《档案归档登记表》，并录入电子档案管理系统（电子档案需与纸质档案一致）。
3. 财务档案需由会计人员按会计年度整理，次年3月31日前移交档案管理员；项目档案需在项目验收后15日内完成归档。
第六条 档案保管与保密
1. 纸质档案需存放在专用档案柜，配备防火、防潮、防虫设施，档案柜钥匙由档案管理员专人保管；电子档案需加密存储，定期备份，备份介质异地存放。
2. 档案管理员需建立《档案保管台账》，记录档案存放位置、借阅情况；每年12月对档案进行盘点，确保账实相符。
3. 严禁泄露档案中涉密信息（如捐赠人隐私、受助对象资料、财务数据等），档案管理员及借阅人员需签订《档案保密承诺书》。
第七条 档案借阅与销毁
1. 内部人员借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经秘书长审批；外部单位（如主管机关、审计机构）借阅需提供单位介绍信，经理事长审批。
2. 借阅档案原则上在基金会办公场所查阅，确需带出的需经理事长特批，且借阅期限不得超过7个工作日；归还时档案管理员需核对档案完整性，确认无误后注销借阅记录。
3. 档案保管期限按国家规定执行：财务档案保管期限不少于15年，文书/项目档案保管期限不少于10年，超过保管期限的档案需由档案管理员提出销毁申请，经理事会审议通过，报业务主管单位备案后，由2人以上监督销毁，填写《档案销毁记录表》。
第三章 证章管理
第八条 证章范围与保管
1. 本规定所指证章包括：
- 证件：基金会法人登记证书、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证等；
- 印章：基金会公章、理事长印章、财务专用章、秘书处印章等（所有印章需在登记管理机关或公安部门备案）。
2. 证件原件由秘书处专人保管，存放于带锁文件柜；印章实行“专人专管、分人保管”：公章由秘书长保管，财务专用章由会计保管，理事长印章由理事长或其授权人保管，不得由1人保管全部印章。
3. 建立《证章保管台账》，记录证章名称、备案号、保管人、启用日期等信息；证件到期前30日，保管人需提醒秘书处办理年检或换证手续。
第九条 证章使用审批
1. 使用证件原件需填写《证件使用申请表》，说明使用用途（如办事、参展等），经秘书长审批；使用复印件需加盖“此复印件仅用于XX事项，再次复印无效”字样，由保管人核对原件后盖章。
2. 使用印章需填写《印章使用审批表》，说明用章事由、文件内容，按以下权限审批：
- 日常办公文件（如通知、函件）用公章，经秘书长审批；
- 资金拨付、合同签订、捐赠协议等重要文件用公章+财务专用章/理事长印章，经理事长审批；
- 严禁在空白文件、未审核文件上盖章。
3. 证章使用后，保管人需在《证章使用登记薄》记录使用时间、事由、审批人、经办人等信息，留存用章文件复印件（或证件使用凭证）归档。
第十条 证章遗失与更换
1. 若证章遗失，保管人需立即向理事会报告，同时向相关部门（如登记管理机关、公安部门）挂失，登报声明作废；补办期间需采取临时措施，避免基金会权益受损。
2. 印章因磨损、机构变更需更换时，需将旧印章交回登记管理机关销毁，新印章需重新备案后启用，同时更新《证章保管台账》。
第四章 责任追究
第十一条 违规责任
1. 档案管理员未按规定归档、保管档案，导致档案丢失或损坏的，需承担整改责任；泄露涉密信息的，视情节轻重给予处分，造成损失的需赔偿。
2. 证章保管人违规用章、遗失证章未及时处理，或工作人员未经审批使用证章的，需向理事会作出书面检查；造成基金会名誉或财产损失的，依法追究责任；构成犯罪的，移交司法机关处理。
第五章 附则
第十二条 制度解释
本规定的解释权属于基金会理事会。
第十三条 制度生效与修改
1. 本规定经理事会表决通过后，自发布之日起生效；
2. 本规定的修改需经理事会表决通过后15日内，报业务主管单位审查同意，再报登记管理机关核准后生效。
温州第二中学教育发展基金会
2018年5月30日
